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Prozessberatung für onOffice

Automatisieren Sie mit uns zeitraubende Routineaufgaben und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt: den persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden und erfolgreiche Geschäftsabschlüsse

Jetzt Erstgespräch vereinbaren

Routineaufgaben rauben Ihnen wertvolle Zeit?

Tägliche Verwaltungsaufgaben, ständig neue Vorschriften und wachsende bürokratische Anforderungen bremsen Ihren Arbeitsalltag aus. Anstatt sich auf Ihre Kunden und den erfolgreichen Abschluss von Geschäften zu konzentrieren, verbringen Sie Stunden mit immer gleichen Tätigkeiten. Doch was wäre, wenn viele dieser Aufgaben automatisch im Hintergrund ablaufen würden? Mit gezielter Automatisierung lassen sich zahlreiche Routinetätigkeiten effizient und zeitsparend gestalten – zum Beispiel:

Anfragenmanagement: Anfragen automatisch verarbeiten, nachfassen und weiterqualifizieren.
Interessenten-Nachweis: Updates zu neuen Anfragen automatisch versenden und Nachweise direkt dokumentieren.
Datenpflege: Kontakte automatisch aktualisieren, bereinigen und mit den wichtigsten Infos ergänzen.
Terminabstimmungen: Online-Terminbuchungen nahtlos in Ihren Kalender integrieren.

Erklärung zur Automatisierung von Routineaufgaben

Unsere Vision: Digitale Prozesse, die für Sie arbeiten

Wir sorgen für eine intelligente Automatisierung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst – effizient, individuell und zeitsparend. Dabei übernehmen wir die Optimierung, Automatisierung und Integration Ihrer onOffice-Prozesse, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Kunden und nachhaltiger Geschäftserfolg. Jedes Maklerunternehmen arbeitet anders – deshalb entwickeln wir individuelle Lösungen statt starrer Prozesspakete. Ob Sie einzelne Abläufe effizienter gestalten oder Ihr gesamtes System optimieren möchten – wir setzen genau dort an, wo Sie es brauchen.

onOffice-Konfiguration – Ihr System perfekt eingestellt

Jedes Maklerbüro arbeitet anders – wir passen Ihr onOffice-System individuell an, damit Sie schneller, effizienter und strukturiert arbeiten können. Von optimierten Feldern bis hin zu maßgeschneiderten Dashboards sorgen wir für eine nahtlose Nutzung.

  • Anlegen von wichtigen Feldern, Formeln und Aktivitäten

  • Anpassung der Auswahlfelder auf Ihr Unternehmen

  • Konfiguration von Dashboards und Sichten für Immobilien & Adressen

  • Nutzung von systemeigenen Funktionen

  • Einrichtung des Anfragenmanagers

Buchen Sie Ihre Erstberatung jetzt

Automatisierte Makler-Prozesse – Mehr Effizienz, weniger Aufwand

Reduzieren Sie wiederkehrende Aufgaben und optimieren Sie Ihre Workflows – wir automatisieren Ihre Prozesse, damit nichts mehr übersehen wird. So sparen Sie Zeit, verbessern Ihr Kundenmanagement und steigern Ihren Erfolg.

  • Kontaktaktualisierung & -qualifizierung

  • Automatisierte Vermarktungsprozesse

  • Effiziente Akquise-Workflows

  • Strukturierte Eigentümerkommunikation

  • Optimierung der Objektaufbereitung

  • Bewertungs- & Empfehlungsmanagement

  • Aftersales-Prozesse

Gestalten Sie Ihre Makler-Prozesse neu

Maßgeschneiderte Vorlagen – Einheitlich, professionell, effizient

Ob Exposés, E-Mails oder Verträge – wir erstellen Vorlagen in Ihrem Corporate Design, damit Ihre Kommunikation nicht nur professionell, sondern auch zeitsparend funktioniert.

  • Gestaltung von Exposés und Immobilien-Präsentationen

  • Automatisierte E-Mail- und Briefvorlagen

  • Vorlagen für Aushänge und Werbematerialien

  • Individuelle PDF-Dokumente für eine effiziente Kundenkommunikation

Jetzt Vorlagen-Pakete buchen

Nahtlose Integration externer Tools – Mehr Funktionen, weniger Datenbrüche

Nutzen Sie die volle Power von onOffice, indem Sie externe Dienste nahtlos in Ihr System integrieren. Wir verbinden Ihre Software mit den besten Tools für eine automatisierte und optimierte Maklerarbeit.

  • Anbindung von Online-Terminbuchungen (z. B. Timum)

  • Integration von digitalen Formularen (z. B. PropForm)

  • Automatische Datenübertragung mit Zapier & Make.com

  • Automatisierung von eingehenden Eigentümerleads

  • Verknüpfung mit weiteren Marketplace-Tools

  • Anbindung von digitalen Tipp-Formularen zur systemübergreifenden Erfassung von Immobilientipps

KI-Agent für Makler – Persönliche E-Mails, automatisch versendet

Unser intelligenter E-Mail-Agent arbeitet direkt in OnOffice und versendet vollautomatisiert Nachrichten an Ihre Interessenten – basierend auf deren Suchverhalten und gespeicherten Profilen. So bleibt Ihre Kommunikation persönlich und schnell, ganz ohne manuellen Aufwand.

  • Persönliche Ansprache durch individuelle Inhalte

  • Perfekt abgestimmt auf Ihr Corporate Design

  • Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse

Jetzt mehr über die KI-Automatisierung erfahren

Innoverse Hintergrund Farbverlauf

Einführung in die Automatisierung für onOffice-Anwender

Wir konfigurieren die essenziellen onOffice-Tools für Sie:

✓ Anfragenmanager

✓ Prozessmanager

Hier unseren kostenlosen Guide zur Konfiguration des Anfragenmanagers downloaden

Mehr Zeit und Geld – Wer möchte das nicht?

Durch die Automatisierung Ihrer täglichen Abläufe mit onOffice können Sie:

✓ Sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Kunden

✓ Bestehende Kontakte gezielt betreuen und mit regelmäßigen Impulsen aktiv halten

✓ Von einem stetigen Strom an Empfehlungen und positiven Bewertungen profitieren

Kundenzufriedenheit steigern

Ihre Kunden werden den Unterschied merken und schätzen.

Professionalität steigern

Heben Sie sich von der Masse ab.

Kosten und Zeit sparen

Investieren Sie beides dort, wo es Ihnen am meisten zurückgibt.

Unsere Reise hat erst begonnen, ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit! Effizienter, besser und mit mehr Leichtigkeit, so macht Weiterentwicklung Spaß. Spannender Workshop! Danke Florian.

Bettina David-Müller, CEO bei Raiffeisen Immobilien-Dienstleistungs GmbH

Steigern Sie Ihre Produktivität, gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück

Mit OnOffice und unserer Expertise automatisieren wir Ihre Arbeitsabläufe – effizient, nahtlos, Schritt für Schritt.

Erstgespräch – Analyse & Kennenlernen

In einem kostenlosen Telefonat oder Webmeeting lernen wir Ihr Unternehmen, Ihre Herausforderungen und Ihre Arbeitsweise kennen. So erkennen wir erste Optimierungspotenziale und definieren klare Ziele.

Workshop – Strategie & erste Maßnahmen

In einem individuellen Workshop entwickeln wir konkrete Lösungen, setzen erste Optimierungen um und identifizieren Prozesse mit Automatisierungspotenzial.

System-Optimierung – Struktur & Effizienz schaffen

Wir prüfen Ihre onOffice-Konfiguration, entfernen unnötige Elemente und passen Ansichten, Felder und Workflows an – für eine saubere, effiziente Basis.

Umsetzung – Ihre individuelle Automatisierungslösung

Basierend auf der Strategie implementieren wir automatisierte onOffice-Prozesse, integrieren Tools und erstellen Vorlagen, die Ihr Tagesgeschäft spürbar erleichtern

Weiterentwicklung – Prozesse, die mitwachsen

Automatisierung ist dynamisch. Auf Wunsch begleiten wir Sie langfristig, optimieren bestehende Lösungen und passen Prozesse an neue Anforderungen an.

Vereinfachen Sie Ihren Workflow, Vereinbaren Sie Ihre persönliche Prozessberatung!

Unser Wissen – Ihr Vorsprung

Hinter jedem erfolgreichen Automatisierungsprojekt steht ein kompetentes Team. Unter der Leitung von Florian Bobek, erfahrenem Prozessberater und onOffice-Experten, unterstützen wir Maklerunternehmen dabei, ihre internen Abläufe effizienter, strukturierter und gewinnbringender zu gestalten. Mit fundiertem Fachwissen, langjähriger Erfahrung und einer praxisorientierten Herangehensweise entwickeln wir nachhaltige Lösungen, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

✓ Erfahrung und Fachwissen

  • Über 10 Jahre Erfahrung in der Prozessoptimierung – innerhalb und außerhalb der Immobilienbranche

  • Zusammenarbeit mit über 40 Maklerunternehmen im gesamten DACH-Raum – von Einzelmaklern bis zu großen Franchises

  • Fokus auf digitale Prozesse und skalierbare, effiziente Workflows

✓ onOffice-Experte

  • Tiefes Know-how in sämtlichen Funktionen, Modulen und Einstellungen von onOffice

  • Mehr als 3.000 Stunden Praxiserfahrung in Konfiguration und Prozessberatung

  • Über 300 unterschiedliche Prozesse individuell entwickelt und implementiert

✓ Ihr Mehrwert

  • Individuelle, transparente Beratung auf Augenhöhe

  • Nachhaltige Effizienzsteigerung – mehr Zeit fürs Kerngeschäft

  • Smarte Automatisierungslösungen, die messbar wirken und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen

Florian Bobek, Prozessberatung

Unsere Erfolge in Zahlen

Mit über 10 Jahren Erfahrung, mehr als 100 erfolgreich umgesetzten Automatisierungsprojekten und über 300 individuell entwickelten Prozessen in onOffice schaffen wir messbare Ergebnisse. Über eine Million automatisierte Prozessausführungen haben bereits mehr als 20.000 Stunden manuelle Arbeit eingespart – Tendenz steigend.

+
umgesetzte Automatisierungsprojekte
+
konfigurierte onOffice-Prozesse
> Std.
eingesparte Arbeitszeit bei Kunden

DSGVO-Konformität trifft Effizienz:

Automatisierte Datenpflege für Immobilienmakler

Mit über 120.000 teils veralteten Adressdatensätzen stand die VR Immobilien GmbH – ein Tochterunternehmen der meine Volksbank Raiffeisenbank eG in Rosenheim – vor der Herausforderung, relevante Daten präzise zu verwalten und gleichzeitig die aktuellen rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Ziel war es, aktuelle und qualifizierte Kontaktdatensätze zu generieren, das Datenschutzkonzept zu modernisieren und die internen Abläufe durch Automatisierung zu optimieren. So entsteht ein innovativer und fortschrittlicher Service, der den Kunden der VR Immobilien GmbH ein erstklassiges Erlebnis bietet.

So konnten wir der VR Immobilien GmbH helfen:

Automatisierte Prozesse rund um DSGVO, Kontaktdatenpflege und Suchauftrags-Aktualisierungen reduzieren den manuellen Aufwand signifikant.

Standardisierte Workflows gewährleisten dauerhaft die Aktualität und Qualität der Kontaktdaten.

Die Optimierung der Prozesse führt zu einer deutlich höheren Service-Qualität, die den Kunden einen verbesserten und persönlicheren Service bietet.

Florian Bobek im Kundengespräch

Häufige Fragen

Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen und erhalten Sie klare Einblicke in unsere Prozessoptimierungslösungen, damit Sie mit Vertrauen den nächsten Schritt machen können.

Sie reduzieren manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum und gewinnen wertvolle Zeit für die Kundenbetreuung. Gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko, da standardisierte Abläufe wesentlich zuverlässiger arbeiten.

Nein. Egal ob Einsteiger oder Fortgeschrittener – wir passen unsere Beratung individuell an Ihr Know-how an und sorgen dafür, dass Sie onOffice effizient einsetzen können.

Das hängt von Ihrem Ausgangszustand und der Komplexität Ihrer Abläufe ab. In der Regel ist innerhalb weniger Wochen ein Großteil der Prozesse automatisiert, sodass Sie schnell von den Optimierungen profitieren.

Ja. Durch klar definierte Prozesse und automatische Workflows lassen sich empfindliche Daten strukturiert und sicherer verarbeiten, was die Einhaltung von Datenschutzvorgaben erleichtert.

Unser Schwerpunkt liegt auf onOffice, da wir hier unsere langjährige Expertise haben. Grundsätzlich lassen sich viele Automatisierungsansätze aber auch auf andere Immobilien-CRMs übertragen.

Die Kosten variieren je nach Aufwand und Umfang der Automatisierung. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot, damit Sie genau wissen, welche Leistungen Sie erhalten und welche Ergebnisse Sie erwarten können.

Wir bieten auch nach Abschluss der initialen Beratung laufende Unterstützung. So können neue Anforderungen oder veränderte Abläufe zeitnah umgesetzt werden, um Ihre Prozesse aktuell und effizient zu halten.

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