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VR Immobilien GmbH
In einem Umfeld, in dem überholte Daten und manuelle Prozesse den Erfolg bremsen, ist modernisierte Automatisierung unverzichtbar. Diese Case Study demonstriert, wie durch innovative Abläufe nicht nur der Aufwand reduziert, sondern auch nachhaltige Servicequalität erzielt wird.
Die VR Immobilien GmbH, ein Tochterunternehmen der meine Volksbank Raiffeisenbank eG in Rosenheim, stand vor erheblichen Herausforderungen. Mit über 120.000 teils veralteten Adressdatensätzen war es schwierig zu ermitteln, welche Kontakte noch als aktuelle Interessenten gelten – wer bereits Kunde ist, wer gekauft oder verkauft hat – und welche Datensätze aus rechtlicher Sicht weiterhin gespeichert werden dürfen. Der bisher manuelle Aufwand, diesen Abgleich durchzuführen und die korrekte Datenhaltung sicherzustellen, war sowohl zeit- als auch kostenintensiv. Dadurch konnten die erheblich investierten Ressourcen nicht in der direkten Kundenkommunikation mit Interessenten und Eigentümern eingesetzt werden.
Das Projekt verfolgte das Ziel, den Weg für eine zukunftsorientierte Datenverwaltung zu ebnen. Konkret sollte erreicht werden:
Sicherstellung der Datenaktualität: Stets verlässliche Informationen über Interessenten, Kunden sowie vergangene und aktuelle Transaktionen gewährleisten.
Umsetzung eines automatisierten Datenschutzkonzepts: Ein modernes Konzept etablieren, das den neuesten gesetzlichen Vorgaben entspricht und den manuellen Aufwand minimiert.
Standardisierung der Datenpflege: Prozesse etablieren, die nicht nur die Aktualität und Relevanz der Kontaktdaten, sondern auch der Suchaufträge kontinuierlich sichern.
Optimierung der Ressourcennutzung: Freiräume schaffen, sodass die eingesetzten Mitarbeiterkapazitäten verstärkt in die direkte Kundenkommunikation fließen können.
Steigerung der Servicequalität: Verbesserung des Kundenerlebnisses durch effiziente und rechtssichere Prozesse, die einen reibungslosen und zeitgemäßen Service sicherstellen.
Datenmigration und -bereinigung:
Die Überführung von über 120.000 Datensätzen in ein automatisiertes System erfordert eine sorgfältige und präzise Bereinigung, um Inkonsistenzen und veraltete Informationen zu eliminieren.
Prozessintegration:
Die Standardisierung und Automatisierung interner Abläufe muss nahtlos in bestehende Systeme integriert werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Zukunftssicherung und Skalierbarkeit:
Es gilt sicherzustellen, dass das System zukunftsorientiert gestaltet ist und flexibel genug, um auch künftigen Herausforderungen und wachsenden Datenmengen standzuhalten.
Umsetzung
Um die definierten Ziele zu erreichen, wurde ein mehrstufiges Automatisierungskonzept umgesetzt. Zunächst kamen automatisierte Prozesse zum Einsatz, die den kompletten Ablauf rund um DSGVO-konforme Datenpflege, Aktualisierung der Kontaktdaten sowie Pflege von Suchaufträgen abdecken. Das innovative System übernimmt dabei 99% der Hintergrundarbeiten – von der präzisen, initialen Datenbereinigung bis zur kontinuierlichen Aktualisierung. Die Prozesse sind so gestaltet, dass sie zukünftig automatisch und gemäß festgelegter Standards ausgeführt werden. Ergänzt wurde dies durch die Etablierung standardisierter Workflows, die gewährleisten, dass sowohl Suchaufträge als auch Kontaktdaten jederzeit auf dem neuesten Stand bleiben. Diese klar strukturierten Abläufe wurden nahtlos in das bestehende System integriert, um eine lückenlose und effiziente Datenpflege sicherzustellen. Zudem wurde ein gezieltes Konzept zur Datenaufbereitung realisiert, bei dem veraltete und nicht mehr relevante Datensätze systematisch identifiziert und entfernt werden, was den Mitarbeitern zusätzliche Kapazitäten für den persönlichen Kundenservice verschafft.
Die umgesetzten Maßnahmen führten zu beeindruckenden Resultaten:
Effizienzsteigerung:
Die automatisierten Prozesse reduzieren den manuellen Pflegeaufwand drastisch und ermöglichen eine Fokussierung auf strategisch wertschöpfende Aufgaben.
Qualitäts- und Serviceverbesserung:
Durch die kontinuierliche Aktualisierung der Daten und die standardisierten Workflows wird eine nachhaltige, hohe Servicequalität gewährleistet – die den Kunden der VR Immobilien GmbH einen maßgeschneiderten und innovativen Service bietet.
Maßgeschneiderte Kundenansprache:
Es wurden E-Mail-Vorlagen erstellt, die exakt auf unterschiedliche Kundensituationen abgestimmt sind und durch das Corporate Design des Unternehmens eine klare Markenidentität kommunizieren.
Rechtssicherheit:
Das modernisierte Datenschutzkonzept stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – ein entscheidender Vorteil in einem sich ständig wandelnden regulatorischen Umfeld.
Das Projekt hat der VR Immobilien GmbH nicht nur zu einer nachhaltigen Modernisierung ihrer internen Prozesse verholfen, sondern auch den Grundstein für eine umfassende digitale Transformation und einen zukunftsweisenden Kundenservice gelegt. Die implementierten automatisierten und standardisierten Abläufe stärken die Wettbewerbsfähigkeit in einem dynamischen Markt und ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung des Kundenservice. Gleichzeitig öffnet das Projekt Perspektiven für eine weiterführende Zusammenarbeit, bei der zusätzliche Effizienzsteigerungen und Serviceverbesserungen angestrebt werden, um den Anforderungen eines schnelllebigen Marktes gerecht zu werden.
Besuchen Sie die Webseite unseres Kunden, um einen direkten Eindruck von unserer geleisteten Arbeit zu erhalten:
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