Der onOffice AI-Connector verbindet einen KI-Chat mit onOffice. Welche Daten und Funktionen erreichbar sind, hängt von der Einrichtung und den Rechten des angemeldeten Benutzers ab. Die folgenden sechs Aufgaben beginnen deshalb mit einem klaren Objekt, Kontakt oder Auftrag. Die ersten vier lesen und prüfen; die letzten beiden bereiten Einträge vor, die erst nach einer gesonderten Freigabe gespeichert werden sollen.
Wofür sind KI-Chats in Kombination mit onOffice geeignet?
Beginnen Sie mit einer Frage, deren Antwort Sie in onOffice kontrollieren können: Was ist bei diesem Objekt zuletzt passiert? Welche Zusage an diesen Kontakt ist noch offen? Welche Angaben fehlen vor der Veröffentlichung?
Die KI kann passende Einträge zusammensuchen und daraus eine Arbeitsgrundlage formulieren. Ob die Zuordnung und die Schlussfolgerungen stimmen, prüfen Sie anhand der Quellen.
Zwei konkrete Beispiele dafür:
Vor einem Termin kann die KI Aktivitäten zu einem Kontakt nach Thema und Zeitpunkt ordnen. Nützlich ist die Zusammenfassung, wenn offene Zusagen mit Datum und Fundstelle auffindbar bleiben.
Nach einem Telefonat kann eine diktierte Notiz als Entwurf für eine Aktivität dienen. Kontakt, Datum, Aktionsart und Inhalt werden vor dem Speichern kontrolliert.
Unsere Prompts: Beispiele für Ihren Alltag
Die Textvorlagen wurden am 30. September 2026 überarbeitet. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Werte; Ergebnisse hängen vom Datenbestand und den verfügbaren Connector-Funktionen ab.
Use Case 1: Der Objekt-Status in drei Sätzen
Die Situation: Vor einem Eigentümergespräch brauchen Sie den letzten belegten Stand eines Objekts und die Punkte, die noch offen sind.
Der Prompt:
Lies den Status und die Aktivitäten zu Objekt [Objekt-ID] vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Fasse den belegten Stand in drei Sätzen zusammen und ergänze höchstens drei offene Punkte. Nenne Datum und Art der Quellen. Trenne Anfrage-Ereignisse von verschiedenen Interessenten; zähle Personen nur bei eindeutiger Zuordnung und vollständiger Abfrage. Einträge, die nur das Anlegen einer Aufgabe protokollieren, zählen nicht als Kontakt oder Reaktion.
Kennzeichne fehlende Informationen und unvollständige Abfragen. Keine CRM-Daten ändern, veröffentlichen oder Nachrichten versenden.
Prüfen Sie vor einem Eigentümer-Update, ob die genannten Aktivitäten tatsächlich zu diesem Objekt und Zeitraum gehören. Eine kurze Zusammenfassung ist nur dann brauchbar, wenn sich ihre Aussagen im Maklerbuch wiederfinden lassen.
Use Case 2: Die Kontakt-Historie
Die Situation: Sie haben einen Rückruf auf Ihrer To-do-Liste, wissen aber gerade nicht mehr genau, worüber Sie zuletzt gesprochen haben.
Der Prompt:
Lies die Aktivitäten für Kontakt [Kontakt-ID] vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Fasse den letzten dokumentierten Kontakt, besprochene Objekte und offene Zusagen zusammen. Nenne Datum und Art der jeweiligen Quelle. Wenn die Zuordnung oder der Zeitraum unvollständig ist, sage das ausdrücklich. Ein Protokolleintrag über das Anlegen einer Aufgabe zählt nicht als Kontakt. Keine Daten ändern oder Nachrichten versenden.
Use Case 3: Ein Kundengespräch vorbereiten
Die Situation: Vor einem Folgetermin möchten Sie wissen, welche Rückmeldungen vorliegen und worauf der Kunde noch eine Antwort erwartet.
Der Prompt:
Bereite meinen Termin mit Kontakt [Kontakt-ID] am [Datum] vor. Berücksichtige Aktivitäten und verknüpfte offene Aufgaben vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Welche Objekte wurden vorgestellt, welche Rückmeldungen sind dokumentiert und welche Zusagen sind noch offen? Beginne mit den drei Punkten, die ich ansprechen sollte. Belege sie mit Datum und Art des Eintrags. Behaupte bei fehlender Rückmeldung keine Ablehnung oder Zustimmung. Keine Daten ändern oder Nachrichten versenden.
Use Case 4: Datencheck vor Veröffentlichung
Die Situation: Ein Objekt soll veröffentlicht werden. Die KI soll fehlende oder widersprüchliche Angaben markieren, damit Sie diese gezielt prüfen können.
Der Prompt:
Prüfe Objekt [Objekt-ID] anhand der verfügbaren Objektangaben auf fehlende Werte und Widersprüche vor einer Portal-Veröffentlichung. Trenne sicher fehlende Angaben, auffällige Angaben und Punkte, die du ohne Unterlagen nicht beurteilen kannst. Nenne jeweils das vorhandene Feld, den Befund und die nötige Prüfung. Erfinde keine Pflichtfelder oder Portalregeln. Gib keine Freigabe zur Veröffentlichung. Keine Daten ändern oder veröffentlichen.
Use Case 5: Ein Telefonat dokumentieren
Die Situation: Nach einem Telefonat sollen Dauer, Inhalt und Vereinbarung als Aktivität beim richtigen Kontakt landen. Lassen Sie zuerst den konkreten Eintrag anzeigen.
Der Prompt:
Bereite für Kontakt [Kontakt-ID] eine Telefonaktivität vor: Gespräch am [Datum] um [Uhrzeit], Dauer zehn Minuten. Inhalt: Schlüsselübergabe am [Datum] um 14 Uhr bestätigt; der unterschriebene Mietvertrag wird mitgebracht. Prüfe die Kontaktzuordnung und zeige Datum, Aktionsart und Bemerkung vor dem Speichern. Falls etwas fehlt oder nicht eindeutig ist, frage nach. Noch nichts speichern.
Sie können die Gesprächsnotiz auch diktieren. Kontrollieren Sie anschließend besonders Namen, Datum und Uhrzeit: Ein falsch erkanntes Wort darf nicht ungeprüft in der Kontaktakte landen.
Use Case 6: Aufgaben vorbereiten
Die Situation: Aus einem Eigentümergespräch ergeben sich mehrere Aufgaben für das Team. Vor dem Anlegen müssen Zuständigkeit, Frist und mögliche bestehende Aufgaben geklärt sein.
Der Prompt:
Bereite drei Aufgaben vor: 1) Für [Mitarbeiter-ID]: Nachfass-Anruf bei Kontakt [Kontakt-ID] zu Objekt [Objekt-ID], Frist [Datum und Uhrzeit], Priorität hoch. 2) Für [Mitarbeiter-ID]: Exposé zu Objekt [Objekt-ID] überarbeiten, Frist [Datum und Uhrzeit]. 3) Für [Mitarbeiter-ID]: Notartermin für Objekt [Objekt-ID] vorbereiten, Frist [Datum und Uhrzeit]. Prüfe Zuordnungen und vergleichbare offene Aufgaben. Offen heißt: nicht erledigt und Status weder Erledigt noch Abgebrochen. Zeige für jeden Punkt, ob bereits eine passende Aufgabe besteht und welcher neue Eintrag sinnvoll wäre. Keine Aufgaben anlegen oder ändern.
Was Sie bei größeren Auswertungen prüfen müssen
Ein Connector-Aufruf kann nur einen Ausschnitt des Datenbestands liefern. Eine überzeugend formulierte Antwort beweist deshalb noch nicht, dass alle Seiten, Verknüpfungen oder Zeiträume gelesen wurden. Bei Kennzahlen gehört die Datengrundlage zur Antwort.
Lassen Sie bei Vergleichen Zeitraum, Status und Zählweise nennen. Zehn Anfrage-Ereignisse sind nicht automatisch zehn verschiedene Interessenten. Für eine Personenzählung müssen Kontakte eindeutig zugeordnet und Mehrfachereignisse zusammengeführt werden. Ein Eintrag, der nur das Anlegen einer Aufgabe protokolliert, ist keine Kundenreaktion.
Ein passender Interessent lässt sich auch mit dem Connector suchen – die Reichweite der Suche muss aber klar sein.
Werden nur Kontakte aus der Anfrage-Historie eines Objekts geprüft, gilt die Auswahl genau für diese Gruppe. Sie ist keine Rangliste über den gesamten Bestand. Suchprofile und dokumentierte Rückmeldungen können die Eignung begründen; ein leerer Wert ist zunächst eine fehlende Information. Bei unvollständiger Abfrage sollte die KI eine Stichprobe als solche kennzeichnen und keine exakte Gesamtzahl behaupten.
Für wiederkehrende Kennzahlen: InnoBI
Für regelmäßig benötigte Kennzahlen über den Bestand ist eine definierte Auswertung in InnoBI sinnvoll, etwa für Anfragen, Aktivitäten oder Vermarktungsdauer. Der Chat hilft bei konkreten Rückfragen; ein Bericht hält die gewählte Berechnung für die wiederholte Betrachtung fest.
Vor einer regelmäßigen Auswertung sollten Sie drei Dinge festlegen:
Was zählt als Anfrage? Welcher Zeitraum und welche Objekte gehören dazu? Wie werden Mehrfachkontakte und Statuswechsel behandelt? Erst mit einer gleichbleibenden Definition lassen sich Monate, Teams oder Vermarktungsphasen sinnvoll vergleichen.
Mit einem vollständigen Ablauf weiterarbeiten
In der Prompt-Bibliothek für den onOffice AI-Connector finden Sie ausführliche Vorlagen. Die Unterlagen zum Webinar vom 30. September 2026 ordnen acht Prompts in fünf Arbeitsabläufe ein.
Zur Einrichtung: aktuelle onOffice-Anleitung und unser Beispiel mit einer lokalen KI.
Das Video zu diesem Artikel zeigt die frühere Durchführung in Mistrals Le Chat. Maßgeblich sind die überarbeiteten Vorlagen in diesem Artikel.