Welche Daten dürfen in die KI?
Die DSGVO gilt, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das kann in der Eingabe, in der Ausgabe oder schon bei der Anmeldung der Fall sein. Aufgaben ganz ohne Personenbezug unterliegen dem Datenschutzrecht nicht (Rn. 4).
Namen zu löschen reicht dafür meist nicht. Die DSK weist darauf hin, dass sich der Personenbezug oft aus dem Zusammenhang ergibt (Rn. 49). Im Maklerbüro führt schon die Adresse eines Einfamilienhauses zum Eigentümer.
Im Maklerbüro lassen sich drei Gruppen von Daten unterscheiden.
Daten | Beispiele aus dem Maklerbüro | Unsere Empfehlung |
|---|---|---|
Ohne Personenbezug | Lagebeschreibung eines Stadtteils, Entwurf für einen Blogbeitrag, Textvorlage mit Platzhaltern | In jedem Tarif möglich |
Mit Personenbezug | Interessentenanfrage, Eigentümerdaten, Adressliste aus onOffice, Exposé mit Objektadresse | Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ohne Training, alternativ lokale KI |
Sensible Unterlagen | Selbstauskunft, Gehaltsnachweise, Ausweiskopien, Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz | Lokale KI oder ganz ohne KI |
Was die Datenschutzaufsicht verlangt
Die DSK hat ihre Orientierungshilfe am 6. Mai 2024 veröffentlicht. Sie versteht sich als Leitfaden für alle, die KI-Anwendungen einsetzen. Für ein Maklerbüro sind daraus vor allem diese sieben Punkte wichtig.
Klären Sie Zweck und Rechtsgrundlage. Für jeden Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten brauchen Sie eine Rechtsgrundlage. Die Betroffenen sind über die Verwendung ihrer Daten zu informieren (Rn. 9 und 48). In der Regel gehört der KI-Einsatz deshalb in Ihre Datenschutzerklärung.
Schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nutzen Sie die KI eines externen Anbieters, liegt häufig eine Auftragsverarbeitung vor. Dann ist mit dem Anbieter eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen (Rn. 32).
Schließen Sie das Training aus. Die DSK hält Anwendungen für vorzugswürdig, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training verwenden (Rn. 24).
Richten Sie betriebliche Accounts ein. Beschäftigte sollen nicht mit privaten Accounts und Geräten arbeiten müssen. Für die Anmeldung empfiehlt die DSK eine Funktionsadresse des Unternehmens statt des Namens einer Person (Rn. 41 und 42).
Legen Sie interne Regeln fest. Die DSK empfiehlt dokumentierte Weisungen dazu, welche KI-Anwendungen zu welchen Zwecken eingesetzt werden dürfen, am besten mit Beispielen für erlaubte und untersagte Fälle (Rn. 36). Mit unserer KI-Vereinbarung stellen Sie ein solches Dokument kostenlos zusammen.
Schulen Sie Ihr Team. Beschäftigte sollen durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche wissen, ob und wie sie KI nutzen dürfen (Rn. 46). Was die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt, lesen Sie in unserem Beitrag zur KI-Verordnung für Immobilienmakler.
Lassen Sie einen Menschen entscheiden. Entscheidungen mit Rechtswirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nur Menschen treffen. Als Verstoß nennt die DSK eine KI, die Bewerbungen auswertet und selbstständig Einladungen verschickt (Rn. 12 und 13). Bei der Auswahl von Mietinteressenten sollte deshalb immer ein Mensch entscheiden.
Vor dem Start ist außerdem das Risiko der Verarbeitung zu bewerten. Ihren Datenschutzbeauftragten sollten Sie dabei einbinden (Rn. 31 und 38).
Was ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini und Mistral zusagen
Ob ein KI-Dienst für Kundendaten in Frage kommt, entscheidet sich am Tarif. Private Konten und Geschäftskonten unterscheiden sich bei allen fünf Anbietern deutlich.
Anbieter | Private Konten | Geschäftskonten | Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
|---|---|---|---|
ChatGPT (OpenAI) | Free, Plus und Pro: Training ist voreingestellt und lässt sich abschalten | Business und Enterprise: kein Training in der Voreinstellung | Für Geschäftstarife und API |
Claude (Anthropic) | Free, Pro und Max: Training nur, wenn „Model Improvement“ aktiviert ist | Team, Enterprise und API: kein Training in der Voreinstellung | Automatisch Teil der Commercial Terms |
Copilot (Microsoft) | Privates Microsoft-Konto: außerhalb der Zusagen für Geschäftskunden | Arbeitskonto: kein Training, Enterprise Data Protection | Data Protection Addendum von Microsoft |
Gemini (Google) | Private Gemini-App: außerhalb der Zusagen für Workspace | Workspace: kein Training ohne Ihre Erlaubnis | Cloud Data Processing Addendum |
Mistral | Einzelkonten im Assistenten Vibe (früher Le Chat): Training ist voreingestellt, Widerspruch jederzeit | Team: Der Administrator schaltet das Training für alle ab. Enterprise: kein Training in der Voreinstellung | Data Processing Addendum vorhanden |
Die Tabelle gibt die Angaben der Anbieter mit Stand November 2026 wieder. Tarife und Bedingungen ändern sich häufig. Prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung die verlinkten Seiten der Anbieter.
ChatGPT
In den Tarifen Free, Plus und Pro kann OpenAI Ihre Chats zum Training verwenden. Abschalten lässt sich das in den Einstellungen unter „Datenkontrollen“ mit dem Schalter „Das Modell für alle verbessern“ (Anleitung von OpenAI). Temporäre Chats fließen nicht ins Training, OpenAI bewahrt sie bis zu 30 Tage auf.
In ChatGPT Business und Enterprise ist das Training in der Voreinstellung aus. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bietet OpenAI für diese Geschäftstarife und die API an (Angaben von OpenAI). Für Kundendaten kommt deshalb erst ChatGPT Business in Frage.
Claude
Bei Claude Free, Pro und Max entscheiden Sie selbst, ob Ihre Chats zur Verbesserung der Modelle genutzt werden. Die Einstellung heißt „Model Improvement“ und liegt in den Privacy Settings (Angaben von Anthropic). Prüfen Sie die Einstellung in jedem Konto. Inkognito-Chats nutzt Anthropic auch bei aktivierter Einstellung nicht.
In Claude Team, Enterprise und über die API verwendet Anthropic Ein- und Ausgaben in der Voreinstellung nicht zum Training (Quelle). Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung samt Standardvertragsklauseln ist automatisch Teil der Commercial Terms (Quelle). Gespeichert werden die Daten laut Anthropic in den USA (Quelle). Wie Claude im Makleralltag arbeitet, zeigt unser Beitrag Claude für Makler.
Microsoft Copilot
Für Geschäftskunden gilt in Copilot Chat die Enterprise Data Protection. Microsoft handelt dabei als Auftragsverarbeiter nach dem Data Protection Addendum und nutzt Prompts und Antworten nicht zum Training der Modelle (Angaben von Microsoft). Ein Schild-Symbol in der Oberfläche zeigt an, dass dieser Schutz aktiv ist.
Für Nutzer in der EU bleibt der Datenverkehr nach Angaben von Microsoft innerhalb der EU Data Boundary. Microsoft nennt zwei Ausnahmen: Modelle von Anthropic sind derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen, Websuchen über Bing ebenfalls (Quelle).
Gemini
In Google Workspace nutzt Google Kundendaten nach eigenen Angaben nicht ohne Erlaubnis des Kunden zum Training. Die Verarbeitung läuft unter dem Cloud Data Processing Addendum (Angaben von Google). Diese Zusagen beziehen sich auf Workspace-Konten, nicht auf die private Gemini-App.
Mistral
Mistral ist ein französischer Anbieter mit Sitz in Paris und stellt ein Data Processing Addendum bereit (Quelle). Im Assistenten Vibe, dem früheren Le Chat, ist das Training voreingestellt, bis Sie in den Einstellungen widersprechen. In Team-Konten schaltet der Administrator das Training für die ganze Organisation ab, Enterprise-Kunden sind in der Voreinstellung ausgenommen (Angaben von Mistral).
Tipps für den Alltag mit KI im Maklerbüro
Schalten Sie das Training ab, bevor das Team mit einem Konto arbeitet. In Geschäftstarifen ist das voreingestellt, in privaten Konten müssen Sie es selbst tun.
Nutzen Sie für einmalige Aufgaben einen temporären Chat. ChatGPT nennt die Funktion „Temporärer Chat“, Claude nennt sie „Inkognito“. Bei beiden Anbietern fließen diese Chats nicht ins Training.
Bewerten Sie keine Chats mit Kundendaten. Ein Klick auf Daumen hoch oder Daumen runter gilt bei Anthropic als Feedback. Die Unterhaltung wird dann bis zu fünf Jahre gespeichert und kann ins Training einfließen.
Arbeiten Sie mit Platzhaltern. Schreiben Sie „Interessent A“ und „Objekt 1“. Namen, Adresse und Objektnummer setzen Sie erst im fertigen Text wieder ein.
Prüfen Sie Dateien vor dem Hochladen. In Exposés, Excel-Listen und PDFs stehen häufig Namen, Adressen und Telefonnummern, die für die Aufgabe nicht nötig sind.
Verbinden Sie onOffice nur über einen geprüften Weg mit der KI. Sobald die KI über eine Schnittstelle auf onOffice zugreift, liest sie echte Adress- und Objektdaten. Dafür brauchen Sie einen Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder eine lokale KI.
Löschen Sie alte Chats regelmäßig. Als datenschutzfreundliche Voreinstellung nennt die DSK, dass keine Eingabe-Historie über die Sitzung hinaus gespeichert wird (Rn. 43).
Prüfen Sie jede Ausgabe, bevor sie an Kunden geht. Viele Anbieter weisen selbst darauf hin, dass man sich auf die Richtigkeit der Ergebnisse nicht verlassen kann (Rn. 27).
Lokale KI und europäische Anbieter
Technisch geschlossene Systeme sind aus Sicht der DSK vorzugswürdig (Rn. 20). Bei einer lokalen KI läuft das Sprachmodell auf einem eigenen Rechner oder Server, die Eingaben verlassen das Büro nicht. Betreiben Sie die KI ausschließlich zu eigenen Zwecken auf eigenen Servern, sind Sie in der Regel allein verantwortlich (Rn. 32).
Dafür brauchen Sie eigene Hardware und jemanden, der das System einrichtet und betreut. Wie eine lokale KI mit onOffice zusammenarbeitet, zeigt unser Beitrag onOffice mit lokaler KI.
Zwischen US-Cloud und eigenem Server liegen europäische Angebote, zum Beispiel Mistral, DeutschlandGPT oder eine API-Lösung auf europäischen Servern. Welcher dieser Wege zu Ihrem Büro passt, ermittelt unser KI-Datenschutz-Check mit sechs Fragen.
Was bei US-Anbietern dazukommt
OpenAI, Anthropic, Microsoft und Google sind US-Unternehmen. Werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt, gelten zusätzlich die Regeln der DSGVO für Drittländer (Kapitel V DSGVO, Rn. 17 der Orientierungshilfe). Grundlage dafür sind in der Praxis Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Angaben der EU-Kommission).
Auf welche Grundlage sich Ihr Anbieter stützt, klären Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.
Checkliste für Ihr Maklerbüro
Erlaubte KI-Dienste und Aufgaben sind schriftlich festgelegt.
Für jeden Dienst mit Kundendaten besteht ein Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Das Training mit Ihren Eingaben ist in allen Konten abgeschaltet.
Das Team arbeitet mit betrieblichen Accounts.
Die Datenschutzerklärung nennt den KI-Einsatz.
Das Team ist geschult und kennt die drei Datengruppen.
Sensible Unterlagen gehen in keine Cloud-KI.
Über Mietinteressenten und Bewerber entscheidet ein Mensch.
Ihr Datenschutzbeauftragter kennt die eingesetzten Dienste.
Häufige Fragen
Das hängt vom Tarif und von den eingegebenen Daten ab. Ohne personenbezogene Daten können Sie jeden Tarif nutzen. Für Kundendaten bietet OpenAI nur in den Geschäftstarifen und der API einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an.
Dafür brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, eine Information der Betroffenen und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Private Konten bieten diesen Vertrag nicht.
Das reicht meist nicht. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz lässt sich der Personenbezug oft aus dem Zusammenhang herstellen, etwa über eine Adresse. Entfernen Sie deshalb alle Angaben, die auf eine Person schließen lassen.
Bei einer lokalen KI läuft das Sprachmodell auf einem eigenen Rechner oder Server statt in der Cloud eines Anbieters. Ihre Eingaben verlassen das Büro nicht.
Verarbeiten Sie personenbezogene Daten mit einer KI, sind die Betroffenen darüber transparent zu informieren. Der übliche Ort dafür ist die Datenschutzerklärung.
Ihr nächster Schritt
Der KI-Datenschutz-Check dauert rund zwei Minuten und ist kostenlos. Datenschutz und Recht sind außerdem Teil unserer KI-Schulung für Immobilienmakler.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihren konkreten Anwendungsfall von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt prüfen. Der Beitrag ist nicht gesponsert.